Vårt agila arbetssätt skapar högre delaktighet och effektiviserar projektarbetet
Volkswagen Finans Sverige AB (VFS) arbetar kontinuerligt med förnyelse och progression för såväl medarbetare som kunder, något som tillsammans leder utvecklingen framåt. Därför införde företaget ett agilt arbetssätt baserat på ramverket SAFe (Scaled Agile Framework) vid årsskiftet 2019/2020. Implementationen av arbetssättet syftar till att effektivisera företagets projektarbete, skapa högre delaktighet bland medarbetarna och möjliggöra flexibilitet fram till leverans.
Flexibilitet och effektivitet med SAFe
SAFe är ett internationellt ramverk som syftar till att effektivisera och underlätta samverkan mellan olika team i större organisationer. Ramverket omfattar framför allt arbetet med produktutveckling och bygger på en metod framtagen för att skapa flexibla verksamheter. På VFS används SAFe för att bedriva vår IT och affärsutveckling i fasta produktteam.
– Det nya arbetssättet innebär att vi planerar utvecklingsarbetet i så kallade program inkrement under en period på tio veckor, innefattande tre sprintar. Inför varje period definierar teamen i detalj vad som ska genomföras utifrån vilka aktiviteter, områden inom affärsutveckling och tekniska uppdateringar som är mest prioriterade. Genom metodens intervaller utförs omvärldsbevakning mer frekvent, vilket bidrar till ett mer flexibelt sätt för oss att vara leverans-exakta, inleder Carl Franke, chef för IT-avdelningen.
– Vi jobbar nu utifrån fem stycken produktteam som tillsammans har kompetens inom alla våra affärsgrenar och produktområden. Resurserna i teamen utgörs av produktägare från vår verksamhet som tillsammans med tekniska systemägare, arkitekter, utvecklare och testare från IT planerar och genomför arbetet. Teamen arbetar både med projektinitiativ och mindre förvaltningsaktiviteter. Vi arbetar helt enkelt med att allokera uppgifter till resurser, istället för resurser till uppgifter, berättar Johan Nyqvist, chef för avdelningen Produkt, Pris och Process.
Positiva följder av agilt arbetssätt
Sedan VFS initierade arbetssättet har de upplevt ett mervärde inom flera områden. Arbetet har blivit mer effektivt, ställtiden har minskat och de ser en utveckling som skapar bättre kompetensuppbyggnad över tid. Teamen blir autonoma till en högre grad än tidigare, förses med tydliga ansvar och har möjlighet att styra över sin planering.
– Ett projekt kan behöva kompetens från flera olika team – allt beroende på vilka utmaningar som ska lösas. På så vis är en medarbetare inte kopplad till ett specifikt projekt, utan snarare till sitt team och arbetsrytmen på tio veckor, berättar Carl.
– Under varje period finns även tillfälle för tre sprintar. Det fungerar som så att teamen definierar ett antal uppgifter att utveckla och färdigställa under tre veckor – produktionstakten blir snabbare och genom eget ansvar kan de styra mer över sin egen tid. Det är ett arbetssätt som även möjliggör justeringar under projektets gång, berättar Johan.
Direkt effekt för såväl medarbetare som kunder
En fin kollegial stämning i teamen och direkt effekt på försäljning, lönsamhet och kundnöjdhet är ytterligare resultat som VFS belyser. Specifika projekt som har utarbetats och slutförts genom metoden är exempelvis nya försäkringsprodukter, betallösningar och plattformar för online sales. Metoden har således bidragit till såväl lyckade leveranser för kund som en mer engagerande arbetsmiljö.
– I vår senaste undersökning beskriver medarbetarna att de känner sig mer involverade och delaktiga i arbetet. Detta tack vare att de deltar i processen från start till slut och kan tillföra individuella erfarenheter och spetskompetens. Med hjälp av det agila arbetssättet grundat i SAFe överbryggar vi det gap som tidigare funnits mellan IT och verksamhet – ett fint samarbete som vi ser fram emot att bygga vidare på!, avslutar Carl.