Hybridarbete spås vara framtiden – VFS berättar om projektet “Nytt arbetssätt”
De senaste två åren med covid-19 har påverkat alla företag på ett eller annat sätt. För de företag som har klarat sig igenom den ekonomiska krisen har tiden präglats av ett nytänkande förändringsarbete för att lösa situationen med digitalt distansarbete. Volkswagen Finans Sverige AB (VFS) började processen tidigt, och har nu landat i ett nytt arbetssätt med möjlighet till hybridarbete.
Våren 2020 var coronapandemin ett faktum och det var en stor prövning för företagen runt om i vårt land. Det krävdes tidigt innovativa idéer för att ställa om till den nya vardagen. Volkswagen Finans Sverige AB började förändringsprocessen tidigt.
– Vi behövde lyfta frågorna kring kontors- och distansarbete redan en månad in i pandemin, det var oundvikligt, berättar HR-chefen Linda Pettersson.
Under pandemin arbetade VFS mycket med att medarbetarna skulle ha en bra arbetsplats hemma – både ergonomiskt och psykosocialt – så att det underlättade för samtliga berörda. Utifrån att vara en attraktiv arbetsgivare formade VFS ett projekt som de har valt att kalla "Nytt arbetssätt".
Större möjlighet till hybridarbete
Projektet "Nytt arbetssätt" drog igång med full växel i september 2020, och har varit ett kontinuerligt arbete sedan dess.
– Det nya arbetssättet handlar i stort om att vi har gått från fasta arbetsplatser till flexkontor samt möjliggjort ett upplägg för hemarbete. Vidare har vi i projektet arbetat med allt från förbättring av arbetsmiljön på kontoret till att anpassa lokalerna utefter våra nya behov och sett över förenkling av hybridmöten. Utöver det har vi arbetat med att bibehålla kulturen inom bolaget, beskriver Linda Österlund, miljö- och fastighetsansvarig.
Det innebär rent konkret att olika grupper inom företaget ibland är inne allihop, exempelvis en viss dag i veckan, för att kunna boka upp fysiska gruppmöten vid behov. Därutöver är det mer fritt att välja om arbetsdagen ska spenderas på kontoret eller i hemmamiljö. Varje avdelning har satt sina egna rutiner för en välfungerande vardag.
– Det nya arbetssättet möjliggör arbete hemifrån, men det finns självklart inget tvång. Tanken är fortfarande att man ska ha möjligheten att vara på kontoret varje dag om man vill det, fortsätter Linda Österlund.
Delaktiga och engagerade medarbetare
I arbetet kring framtagningen av det nya arbetssättet har flera parter varit delaktiga – ledning, avdelningschefer och referensgrupp. De sistnämnda har i stort sett representerat hela företaget, och de har haft möjlighet att tycka till och påverka i stor utsträckning genom hela projektet.
– Vi hade inledande workshops med cheferna för att definiera visionen. Hur vi ville arbeta som arbetsgivare efter pandemin för att vara en attraktiv arbetsgivare och möjliggöra fortsatt hemarbete, berättar Linda Österlund.
Linda Pettersson tillägger:
– Referensgruppen har verkligen varit hjärtat i projektet och vi är tacksamma över delaktigheten från våra medarbetare som har lagt grunden till hur vi kommer arbeta framåt. De har varit viktiga som ambassadörer, men även för att föra information fram och tillbaka inom företaget. En viktig parameter är ju att tillgodose önskemål från medarbetarna.
Positiv feedback till förändringen
VFS ser stora fördelar med det nya arbetssättet, och medarbetarna är mycket positiva till förändringen. Anna Skedelius, Gruppchef inom Kredituppföljning & Remarketing, berättar om processen och utfallet.
– Det finns en vinning med att själv kunna styra när det passar att vara på kontoret. Vi tror att det nya arbetssättet kan leda till att medarbetarna nu har en möjlighet att få ut det bästa från två världar. Jag upplever själv att den nya arbetsmiljön med flexkontor skapar ökad kreativitet och möjlighet att samarbeta!
Förändringen innebär att arbetsplatsen blir mer av en mötesplats än en ren arbetsplats – vilket kräver en anpassning. VFS har därför lagt in resurser för att förbättra arbetsmiljön genom trivsamma arbetsytor, nytt möblemang och den senaste tekniken som matchar dagens digitala behov.
– Det finns många fördelar med att vara på kontoret, till exempel det sociala utbytet, men vi vill också vara en attraktiv arbetsplats på så sätt att man trivs lika bra här som hemma, berättar Linda Pettersson.
Projektgruppen arbetar just nu med att utvärdera det nya arbetssättet, och det läggs resurser på uppföljning i form av bland annat enkäter, dialoger och förbättringsåtgärder. I dagsläget har den nya lösningen fått ett mycket positivt bemötande från alla parter inom företaget!