Vår årliga konferens bidrar till vår utveckling

 Årets höstkonferens närmar sig med stormsteg och om några dagar är det äntligen dags! Vi har fått en pratstund med Maria Wancke som sedan 2019 axlar rollen som projektledare för våra konferenser, utöver hennes roll som assistent till VD och vice VD. Tack vare henne och samtliga inblandade får vi ta del av genomarbetade konferenser som stärker oss som företag. Maria berättar här om det gedigna arbetet som läggs ner, föreläsarna och årets tema Mobility 2030.

När startar förberedelserna inför en konferens?
– Planeringen startar i februari samma år som konferensen är. Då har vi det första mötet med eventbolaget Relasian som vi har ett upparbetat samarbete med. Tillsammans diskuterar vi förutsättningar och våra önskemål. Några veckor senare har vi ett uppföljningsmöte för att gå igenom förslag på anläggningar. Jag åker sedan och besöker de anläggningar som jag tror kan vara intressanta för VFS och bokningen sker redan i april. I slutet av augusti startar innehållsplaneringen!

Temat för konferensen är vår nya strategi, Mobility 2030, hur knyter vi an till den i programmet?
– Vi kommer att prata om den nya strategin och vad det innebär för oss som företag. Bland annat genom gruppaktiviteter där medarbetarna får arbeta hands on med hur vi ska kunna använda strategin i praktiken.

Konferenserna är väldigt uppskattade, vad tror du bidrar till det?
– Det som jag tror är mest uppskattat är möjligheten att träffas och umgås med alla kollegor. Vi är 250 medarbetare på många olika avdelningar och även om vi ses på andra aktiviteter under året är det en stor viktig händelse för oss. Vår Awards-middag under konferensen är också ett uppskattat inslag. Där har våra medarbetare under året fått nominera kollegor och chefer i våra värderingsord och under middagen tar vi upp vinnarna på scenen och lyfter deras prestationer. Den härliga stämningen under konferensen beror väldigt mycket på våra medarbetare som är otroligt engagerade, sociala och glada!

När pandemin bröt ut styrde vi om planeringen och hade en digital konferens, en imponerande insats från ditt håll i utmanande tider
– Då ska man komma ihåg att detta var innan vi kom in i den ”digitala eran” som hemarbetandet har medfört. Vi var alla nya för det digitala sättet att mötas på! Men med 2 månaders marginal styrde vi om helt och hållet och genomförde en helt otrolig konferens som var som en TV-sändning. Det var en livesändning som pågick under 3 timmar, där våra medarbetare kunde interagera via en app med dem som presenterade olika ämnen i realtid. Innan hade vi skickat hem lådor med godis till samtliga medarbetare för att förgylla tillvaron på distans under sändningen. Oavsett förutsättningarna såg vi till att skapa en konferens där medarbetarna fick känna sig inkluderade och delaktiga. Det var mycket uppskattat!

Nämn några viktiga aspekter i årets planering
– Vi önskar alltid ha en anläggning helt för oss själva i och med att vi är 250 personer. Förra årets konferens på Kolmården kommer inte gå att toppa, det var en unik upplevelse! Inför i år har vi gjort allt vi kan för att skapa en wow-effekt ändå och jag tycker att vi har landat det bra! Vi har bland annat ändrat konceptet genom att gå från längre presentationer på scenen till mer rörelse, energi och delaktighet. Att inkludera våra medarbetare att interagera mer kommer göra den här konferensen till en upplevelse!

Vi har gästats av otroliga föreläsare tidigare, berätta mer om det och vem vi kommer få lyssna till i år!
– Det har vi verkligen haft, både genom våra egna medarbetare som är otroligt engagerade men även externa föreläsare. Förra året hade vi den fantastiska Christer Olsson som jag varmt rekommenderar om man vill lyssna till en föreläsare som griper tag om åhörarna med en sån kraft att man tappar andan. I år gästas vi av Per Holknekt och det ska bli spännande att få lyssna på hans livsresa med utmaningar och framgångar. Den är lite som vår resa på VFS!

Berätta om din känsla kring planeringen
– Det är världens bästa arbetsuppgift, jag älskar det här! Det är oerhört roligt men även otroligt stressigt när det närmar sig. Min familj brukar säga att jag går in i “Konferensbubblan” och då arbetar jag ihärdigt under dygnets alla vakna timmar de sista 3 veckorna innan konferensen. Jag vet att det är en tidsbegränsad stress och slutresultatet är alltid värt det. Att se alla glada kollegor och ta del av den glädje som är under dessa 24 timmar som konferensen är, det är värt allt slit innan!

Maria, stort tack för ditt engagemang och att du ville dela med dig av arbetet bakom kulisserna!