VSS personuppgiftshantering

Volkswagen Service Sveriges Personuppgiftshantering

1. Allmänt om dina personuppgifter och VSS

Vi på Volkswagen Service Sverige AB (VSS) uppskattar intresset du visat för vårt företag, våra produkter och tjänster genom att besöka vår  webbplats. När du använder våra tjänster eller på annat sätt kommer i kontakt med oss ger du oss samtidigt tillgång till mycket information om dig själv. Den här informationen gäller för dina personuppgifter som samlas in när du interagerar med VSS. När vi i denna text talar om personuppgifter menar vi information som direkt eller indirekt identifierar dig som person. Dina personuppgifter används inte bara för att vi ska kunna tillhandahålla de tjänster du begär, utan också för att vi ska fortsätta att utveckla våra produkter för att dessa ska fortsätta att tillgodose dina behov och önskemål. 

Öppenhet

Det är viktigt för oss att vara öppna och transparenta med vilken information vi har om dig. Vi använder dina personuppgifter endast för de ändamål och de syften som anges i denna information. I denna text anger vi också hur vi samlar in personuppgifter om dig. Vi ser regelbundet över denna informationstext och uppdaterar den om vi skulle förändra vårt sätt att hantera dina personuppgifter.

Integritet

Utgångspunkten för vår användning av dina personuppgifter är alltid din personliga integritet. Vi använder bara de personuppgifter vi behöver för att fullfölja de syften som anges i denna information. Bara de personer som behöver uppgifterna för sina arbetsuppgifter får tillgång till dem. Vi använder bara personuppgifter som är aktuella och relevanta. Vi hanterar personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen och andra tillämpliga lagar.

 

2. Vilka personuppgifter samlar vi in?

Den tjänst eller den produkt som du valt hos oss styr vilka av nedanstående personuppgifter som vi samlar in om dig. Nedan får du exempel på vilken information som kan vara aktuell.

Allmän information

Allmän information samlas in för att identifiera dig som kund, potentiell kund eller dig som på annat sätt nyttjar våra tjänster.  Detta för att underlätta din tillgång till våra tjänster, för att vi ska kunna kommunicera med dig eller för att vissa transaktioner ska kunna utföras. Information vi samlar in:

• Personlig information
  Namn, kontaktinformation, och dina preferenser (t.ex. bilmodell);
• Personnummer
  BankID, körkort eller annan id-handling;
  
• Finansiell information
  Bankkontonummer och kontodetaljer.
  
  

Avtalsinformation

Vi samlar också in information som är nödvändig för att vi ska kunna ingå och administrera ett avtal med dig direkt eller ett avtal som du omfattas av. Information vi samlar in:

• Fordonsinformation
  Registreringsnummer, fordonstyp, objektsinformation, körhistorik,  fordonsrelaterade kostnader. 
• Annan information
  Annan relevant information för att kunna administrera avtalet, till exempel servicestatus, årlig körsträcka och i vissa fall geografisk plats.

Övrig Information

I syfte att tillhandahålla relevant information samt anpassad support och uppföljning vad avser de produkter och tjänster som du valt, samlar vi även in:

• Information från kontakter med oss och besök på våra websidor
  Aktivitet websidor, e-mail, samt annan meddelande- och besökshistorik.
• Information från social media
  Information som postats på sociala nätverk och som gjorts publik.
• Inspelning av telefonsamtal
  Inspelning av telefonsamtal med våra medarbetare.
• Information från annan än dig själv
  Vi kompletterar de uppgifter vi inhämtar direkt från dig med personuppgifter som vi hämtar från externa informationskällor såsom allmän information från publika källor men också personuppgifter som vi erhåller från myndigheter och våra samarbetspartners såväl inom som utanför Volkswagenkoncernen.

 

3. Varifrån hämtar vi personuppgifter om dig?

Vi hämtar data om dig från olika källor beroende på vilka av våra produkter och tjänster du nyttjar. De källor vi hämtar personuppgifter från är:

• Direkt från dig eller vår avtalspart
  Exempel: Vi begär in personuppgifter av dig vid tecknande av olika typer av avtal som berör dig.
• Användande av tjänster på websidor och information på sociala medier
  Exempel: Vi använder oss av cookies för att förstå hur du använder vår webbplats och för att ge dig en optimal upplevelse. För mer information läs vår policy om cookies (vwfs.se/cookies).
• Register hållna av myndigheter eller externa parter
  Exempel: Vi verifierar information om ditt fordon från offentliga register.

 

4. Hur använder vi dina personuppgifter?

För att kunna erbjuda dig bästa service, behöver vi använda information om dig. Här följer en lista på situationer där vi använder dina personuppgifter:

• Försäljning och administration av avtal
  Vi behöver personuppgifter för att kunna erbjuda dig olika avtal och tjänster samt för att kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig som kund.
• Hantering av vårt kundförhållande
  Vi använder personuppgifter för att identifiera dig som kund, för att kommunicera med dig och skicka information om våra tjänster.
• Tjänster tillhandahållna av våra samarbetspartners
  Vi använder personuppgifter för att möjliggöra erbjudande om tjänster från våra samarbetspartners.
• Utveckling
  Vi använder personuppgifter vid utveckling av vår affärsverksamhet och våra produkter, marknads- och kundnöjdhetsundersökningar.
• Marknadsföring
  Vi inhämtar och analyserar personuppgifter, som exempelvis ditt användande av webbaserade tjänster, i syfte att ge dig relevanta erbjudanden om våra produkter och tjänster.

Vi säljer inte personuppgifter till tredje part

 

5. Rättsliga grunder för användande

Beroende på syfte och ändamål av information, kommer dina personuppgifter bli behandlade baserat på någon av följande lagliga grunder:

• Behandlingen är nödvändig för att sluta eller för att fullgöra ett avtal i vilken den registrerade är en part eller omfattas av.
• Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör VSS eller annan tredjeparts berättigade intresse, till exempel för att förebygga bedrägerier eller för marknadsföringsändamål.
• Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse, till exempel i form av att upprätta och bevara räkenskapsmaterial enligt bokföringslagen, eller skyldighet att rapportera till myndighet.

 

6. Profilering

Profilering innebär att förutspå ditt förväntade beteende baserat på insamlad information om dig. I marknadsföring använder vi profiler för att skicka information som vi anser är mest relevant för dig samt för att undvika att skicka eller visa irrelevant information. Du har rätt att invända mot profilering relaterad till direkt marknadsföring. Om du vill invända mot profilering för direkt marknadsföring kontakta kundtjänst.

 

7. Datalagring och säkerhet

Vi värnar om din integritet och en god informationshantering av dina personuppgifter. Vi behåller endast dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de syften som beskrivs i denna information och för att leverera våra tjänster till dig. Lagringstiden för dina personuppgifter är beroende av styrande lagar, bokföringskrav och andra faktorer. Personuppgifter som inte behövs raderas eller görs anonyma.

Vi vidtar alltid lämpliga tekniska, fysiska, juridiska och organisatoriska åtgärder som överensstämmer med gällande regelverk för sekretess och datasäkerhet. De av våra leverantörer och samarbetspartners som fungerar som personuppgiftsbiträden måste följa våra instruktioner gällande sekretess och säkerhet rörande dina personuppgifter.

 

8. När delar vi dina personuppgifter med andra?

När det finns laglig grund för det, kan vi i vissa fall dela personuppgifter med andra. Leverantörer och samarbetspartners som behandlar personuppgifter på uppdrag av oss är reglerade via personuppgiftsbiträdesavtal. I avtalen med dessa samarbetspartners begränsas syftena för hur personuppgifter kan användas och lämnas ut, och vi ställer krav på att dina personuppgifter är tillräckligt skyddade. Utöver dessa, beroende på aktuell produkt eller tjänst och informationens art, kan dina personuppgifter delas med:

• Andra bolag inom Volkswagenkoncernen, bilåterförsäljare och servicepartners – för att uppfylla avtal och myndighetskrav, samt för att kunna ge relevanta erbjudanden kring koncernens produkter.
• Samarbetande försäkringsbolag – för att uppfylla avtalet och ge dig relevanta paketerbjudanden relaterat till våra tjänster.
• Myndigheter – Vi kan vara skyldiga att dela dina personuppgifter med myndigheter, om det krävs enligt lag eller för att uppfylla ett avtal.
• Fristående leverantörer av tjänster och produkter – Bolag som vi samarbetar med för att administrera åtaganden och rättigheter enligt avtal, såsom till exempel företag som tillhandahåller däck, bärgning och inkasso.

 

9. Överföring av dina personuppgifter utanför EU/EES

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter behandlas inom Europeiska unionens och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EU/EES) och att våra IT-system finns inom EU/EES. Vi kan dock i vissa fall överföra personuppgifter till samarbetspartners, personuppgiftsbiträden eller deras underleverantörer i andra länder för de syften som anges ovan, vilket även omfattar informations- och kommunikationsteknik såsom cookies, IP-adresser etc. Överföringen av dina personuppgifter sker i dessa fall enligt särskilt angivna krav i Dataskyddsförordningen (artiklarna 44-49), som är relevanta för ändamålet för den aktuella behandlingen och att vi även säkerställer att överföringen av uppgifterna sker på ett lagligt och säkert sätt. Detta sker antingen genom ett beslut av Europeiska kommissionen enligt artikel 45 eller att berörda partneravtal är upprättade utifrån EU-modellklausuler enligt artikel 46 (2) (c) (d). Vill du fördjupa dig ytterligare finns dessa EU-modellklausuler tillgängliga på Europeiska kommissionens webbplats.

 

10.  Dina rättigheter

När VFS eller VSS behandlar personuppgifter har du särskilda rättigheter som du kan utöva i relation till vår behandling av dina personuppgifter. Genom rättigheterna kan du utöva kontroll över dina personuppgifter och bland annat invända mot hur vi använder dina personuppgifter. Nedan redogör vi för dessa rättigheter.

Rätten att bli informerad (artikel 15 GDPR)

Du har rätt att bli informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter bland annat avseende varför dina uppgifter kommer att användas av oss, vilken rättslig grund vi utgår från för att behandla dina uppgifter, hur länge dina uppgifter kommer att sparas hos oss och andra frågor som är relevanta för dig att få svar på. Detta gör vi genom denna informationssida och genom att svara på frågor som kommer från dig. Under avsnitt 12 kan du hitta vilka kontaktvägar du kan använda för att komma i kontakt med oss.

Mer information om rätten att bli informerad hittar du på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

Rätten att begära tillgång till dina personuppgifter (artikel 15 GDPR)

Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att få en kopia av de personuppgifter som vi behandlar genom ett så kallat registerutdrag. Genom registerutdraget får du veta vilken information vi har om dig och hur vi behandlar dina personuppgifter. Du kan begära att få ett registerutdrag genom att komma i kontakt med oss via en av våra kontaktvägar som beskrivs i avsnitt 12.

I vissa fall kan din rätt till tillgång vara begränsad. Så kan vara fallet om det finns en särskild lag eller författning som förhindrar oss från att ge ut all information, till exempel vid misstanke om penningtvätt, finansiering av terrorism eller bedrägerier, eller om uppgifterna är särskilt skyddsvärda för oss som organisation eller för annan part. Detta innebär i så fall att den information som du får ta del av genom registerutdraget kan vara begränsad.

Mer information om rätten till tillgång till dina personuppgifter hittar du på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

Rätten att begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter (artikel 16 GDPR)

Personuppgifter som vi behandlar om dig ska vara korrekta och aktuella. I de fall personuppgifter om dig är felaktiga har du rätt att begära att vi rättar de felaktiga uppgifterna. Du har även rätt att inkomma med kompletterande relevanta uppgifter om dig – om du gör detta kan vi behöva rätta oss efter dina nya uppgifter.

Mer information om rätten till rättelse hittar du på Integritetsskyddsmyndigheten hemsida.

Rätten att begära radering (”rätten att bli bortglömd”) (artikel 17 GDPR)

Du har i vissa fall rätt att begära att få dina personuppgifter raderade av oss. Detta kan du göra

• om någon av de personuppgifter som vi besitter inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för,
• om behandlingen av personuppgifter grundar sig på ditt samtycke och du återkallar ditt samtycke till den behandlingen,
• om du invänder mot behandlingen av personuppgifter och det saknas berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre,
• om behandlingen av personuppgifter sker för direktmarknadsföring och du invänder mot att uppgifterna behandlas för det ändamålet,
• om behandlingen av personuppgifter sker på ett olagligt sätt, eller
• om personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse i unionsrätten eller i en EU-medlemsstats nationella rätt som vi omfattas av.

I andra fall kan det vara så att vår behandling av dina personuppgifter är så pass nödvändig att vår skyldighet att radera dina personuppgifter inte gäller. Under sådana omständigheter måste vi spara dina personuppgifter trots att du kan inkomma med en begäran om radering av dina personuppgifter. Så kan vara fallet

• om vår behandling av personuppgifter görs för att utöva rätten till yttrande- och informationsfrihet,
• om vår behandling av personuppgifter görs för att uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling enligt unionsrätten eller en EU-medlemsstats nationella rätt som vi omfattas av, eller
• om vår behandling av personuppgifter görs för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara våra rättsliga anspråk.

Mer information om rätten till radering hittar du på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

Rätten till begränsning av behandling (artikel 18 GDPR)

Du har rätt att kräva att vår behandling av dina personuppgifter ska begränsas. Detta kan du göra

• om du anser att de personuppgifter som vi behandlar är felaktiga och att du därför vill att vår behandling av dina uppgifter begränsas under den tid som vi kontrollerar uppgifternas korrekthet,
• om du har invänt mot vår behandling av dina personuppgifter och begärt en begränsning av vår behandling under den tid som vi kontrollerar huruvida våra berättigade skäl väger tyngre än dina berättigade skäl,
• om du anser att vår behandling är olaglig och därför begär en begränsning i vår behandling av dina personuppgifter (under förutsättningen att du inte vill att vi raderar dina personuppgifter), eller
• om vi inte längre behöver behandla dina personuppgifter för våra ändamål men du önskar att vi behåller dina personuppgifter (och inte raderar) för att du ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara dina rättsliga anspråk.

Mer information om rätten till begränsning hittar du på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

Rätten till dataportabilitet (artikel 20 GDPR)

När vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att begära ut dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format för att överföra formatet till en annan personuppgiftsansvarig än oss och att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Detta under förutsättning att behandlingen grundar sig på samtycke enligt artikel 6.1 a eller artikel 9.2 a GDPR eller på ett avtal enligt artikel 6.1 b GDPR, och behandlingen sker automatiserat. Nyssnämnda rätt får heller inte påverka andras rättigheter och friheter på ett ogynnsamt sätt.

Du har också rätt att, om det är tekniskt möjligt, kräva att vi överför personuppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig åt dig.

Mer information om rätten till dataportabilitet hittar du på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

Rätten att invända mot vår behandling av dina personuppgifter (artikel 21 GDPR)

Du har rätt att närsomhelst invända mot vår behandling av dina personuppgifter som sker baserat på berättigat intresse (artikel 6.1(f) GDPR). När du inkommer med en invändning enligt denna rättighet måste vi upphöra med att behandla dina personuppgifter, om inte vi kan visa att vi har tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, fri- och rättigheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Om dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring har du rätt att närsomhelst invända mot att vi behandlar dina personuppgifter för det ändamålet. Vi kommer då att avsluta vår direktmarknadsföring till dig i samband med att du inkommer med en sådan invändning.

Mer information om rätten till invändning hittar du på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

Automatiserat individuellt beslutsfattande, inbegripet profilering (artikel 22 GDPR)

Du har rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inbegripet profilering, som har rättsliga följder för dig eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig. Detta gäller dock inte om det till exempel är nödvändigt för ingående eller fullgörande av ett avtal mellan dig och VFS och/eller VSS, eller om det grundar sig på ditt uttryckliga samtycke.

Mer information om dina rättigheter gällande automatiserade beslut hittar du på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

Rätten att återkalla ditt samtycke (artikel 7 GDPR)

Om vi behandlar dina personuppgifter baserat på ditt samtycke har du rätt att närsomhelst återkalla ditt samtycke. När du återkallar ditt samtycke kommer vi att avsluta den specifika behandling av personuppgifter som grundar sig på ditt samtycke. Vi kommer att informera dig om din rätt att återkalla ditt samtycke i samband med att vi har hämtat in det.

 

11.  Hur återkallar du ditt samtycke?

Som nämnts under avsnitt 10 har du rätt att återkalla ditt samtycke när vår behandling av dina personuppgifter baseras på ett samtycke från dig. Samtycke inhämtas, i förekommande fall, endast av VFS.

Särskilt för våra privatkunder och företagskunder, vars personuppgifter behandlas av VFS

För återkallande av ditt samtycke avseende direktmarknadsföring loggar du enklast in på din kundprofil på VFS självbetjäningsportal på hemsidan https://minauppgifter.vwgroup.se/login. Efter inloggning och under sidan ”Mina uppgifter” finns möjlighet att ta bort ditt samtycke om att ta emot direktmarknadsföring, vilket leder till att du framöver inte kommer att ta emot direktmarknadsföring från oss.

Du har även möjlighet att återkalla ditt samtycke avseende direktmarknadsföring, genom att trycka på länken kallad ”avprenumerera” som återfinns i sådana e-postmeddelanden från VFS. När du har klickat dig fram via denna länk och återkallat ditt samtycke kommer du inte längre att ta emot direktmarknadsföring från VFS.

Du kan vidare kontakta oss via någon av våra kontaktuppgifter enligt avsnitt 12 för att meddela att du inte längre vill ta emot direktmarknadsföring från oss.

Särskilt för våra s.k. fleet-kunder (vissa företag), vars personuppgifter behandlas av VFS

För återkallande av samtycke avseende direktmarknadsföring kan du trycka på länken kallad ”Uppdatera din prenumeration” som återfinns i sådana e-postmeddelanden från VFS. Detta kommer att leda till att du inte längre tar emot direktmarknadsföring från oss.

Du kan även kontakta oss via någon av våra kontaktuppgifter enligt avsnitt 12 för att meddela att du inte längre vill ta emot direktmarknadsföring från oss.

12. Kontaktinformation

Om du har några frågor om behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta kundtjänst. Du kan även kontakta VSS dataskyddsombud. Volkswagen Service Sverige AB:s tillsynsmyndighet inom området integritet är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Du har rätt att framföra klagomål till dem, men vi ser gärna att du vänder dig till oss först.

Volkswagen Service Sverige AB,
organisationsnummer 556944-2253
15188 Södertälje
Sverige
E-post:kundtjanst@vwfs.se

Dataskyddsombud
Volkswagen Service Sverige AB:s dataskyddsombud nås via e-post: DSO@vwfs.se.