En praktisk guide för bilansvarig, HR, ekonomiavdelningar och företagsledning som vill bygga en modern, kostnadseffektiv och hållbar strategi för företagets bilar.

Att ha en bilpolicy är en sak. Att ha en bilpolicy som fungerar i vardagen, i beslutsfattandet, beställningsprocesserna och ute på vägarna, är något helt annat.

I många organisationer är policyn välformulerad men bristfälligt implementerad, vilket leder ofta till högre kostnader, otydlighet för medarbetarna och onödigt arbete för verksamheten.

Med nya regelverk, elektrifiering, skärpta hållbarhetskrav och ett allt större fokus på kostnadskontroll blir en uppdaterad och väl förankrad bilpolicy en strategisk förutsättning. Den här guiden går igenom de sex områden som gör störst skillnad för både ekonomi, arbetsmiljö och hållbarhet – inklusive typiska fallgropar och hur du förebygger dem.

1. Behörighet och användning

Vem får bil, varför och hur ska den användas?

En tydlig struktur för behörighet och användning är avgörande för rättvisa och förutsägbarhet i organisationen. Policyn bör klargöra:

• Vilka roller som är berättigade till tjänstebil och enligt vilka kriterier.
• Regler för privatkörning och användning av lätta lastbilar.
• Krav på digital körjournal, både av regelefterlevnadsskäl och för uppföljning av miltal och kostnader.

 

Vanliga missar

När reglerna är otydliga blir tolkningen individuell. Det leder ofta till diskussioner kring privatkörning, bristfälliga körjournaler och i förlängningen osäkerhet vid kontroll av övermil och undermil. Ett annat vanligt problem är breda behörighetskriterier som öppnar för subjektiva beslut och intern friktion.

Så undviker du problemen

En tydlig behörighetsmatris, där roll och behov styr, skapar transparens och minskar administrationen. En digital körjournal med automatisk överföring till en fleetportal höjer kvaliteten och säkerställer kontinuitet. Policyn bör också definiera vilka situationer som kräver särskilt tillstånd för privatkörning för att förarna ska få en enkel och praktiskt användbar vägledning.

I portalen FleetWeb får du en samlad och detaljerad överblick kring din vagnpark - inklusive rapporter som underlättar det administrativa arbetet.

 

 

2. Fordonsval och hållbarhet

Från modellval till elektrifieringsmål och CSRD-rapportering.

Elektrifiering, rapporteringskrav och höjda klimatambitioner gör detta avsnitt allt viktigare. För att policyn ska fungera som ett styrinstrument behöver den innehålla:

• Tillåtna modeller, drivlinor, säkerhetskrav och TCO-ramar.
• Mätbara CO₂- och energiförbrukningsgränser.
• Koppling till hållbarhetsstrategin och eventuella CSRD-krav.
• Regler för däck, vinterutrustning och säkerhetssystem.

 

Vanliga missar

Om policyn inte följer företagets klimatmål blir det svårt att hålla kursen. Otydliga beskrivningar kring drivlinor gör att förarna väljer bilar som inte överensstämmer med varken hållbarhetsambitioner eller kostnadsramar. Det är också vanligt att uppföljningsrutiner saknas vilket blir en utmaning vid både intern rapportering och CSRD-granskningar.

Så undviker du problemen

Mätbara krav och tydliga målnivåer som till exempel en övre CO₂-gräns eller definierade energiförbrukningsmål, ger stabilitet. Det är också viktigt att beskriva hur uppföljningen sker över tid. Ett konkret exempel är att definiera ett elektrifieringsmål, till exempel att 80 % av vagnparken ska vara elektrifierad senast 2028.

Genom Fleet CC, vår bilpolicyanpassade konfigurator, styrs beställningar automatiskt mot bilar som uppfyller era krav. Det ger snabbare beställningar, färre felval och minskad administration.

3. Ekonomi och kostnadsramar

Kontroll över TCO och företagets faktiska kostnader.

Ekonomidelen är ofta den mest komplexa, och samtidigt den del som kan innebära störst besparingspotential när den är rätt hanterad. Policyn bör tydliggöra:

• TCO-gränser — hur de beräknas och vad som ingår.
• Vad leasingkostnaden faktiskt omfattar.
• Regler för skador, självrisker, övermil/undermil och eventuella merkostnader.
• Hur bränsle- och laddningsersättningar ska fungera, inklusive hemladdning.

 

Vanliga missar

Otydliga ramar gör att medarbetare väljer bilar som är dyrare än organisationen avsett. Hantering av hemladdning och kWh-ersättning leder ofta till frågor och specialfall. Avsaknaden av ordnade rutiner för skador och miluppföljning skapar dessutom både kostnadsrisk och administrativ belastning.

Så undviker du problemen

Digitala kostnadsramar i Fleet CC innebär att bilval som ligger över TCO-gränsen helt enkelt inte går att beställa. Det avlastar HR och ekonomi och säkerställer enhetliga beslut. En tydlig laddningsbilaga är central för elektrifierade flottor och bör omfatta ersättningsnivåer, installationsansvar och arbetsmiljö.

Standardiserade rutiner för skadehantering och digital miluppföljning ger bättre kontroll, färre diskussioner och minskade kostnader över tid.

 

 

4. Skötsel, service och ansvar

Säkerställ att bilen är säker och ansvarsfullt hanterad för att undvika stillestånd och onödiga kostnader.

Föraren behöver veta exakt vilket ansvar som följer med bilen. Policyn bör förtydliga:

• Rutiner kring service, besiktning och däckbyten.
• Rengöring och allmän skötsel.
• Hantering av skador och försäkringsärenden.
• Ansvar för trafikrelaterade kostnader, som trängselskatt och böter.

 

Vanliga missar

När det saknas struktur kring dessa områden uppstår ofta frågor om vem som egentligen ansvarar för vad. Skador rapporteras ibland för sent, vilket ökar risken för högre kostnader vid återlämning eller lägre försäljningspris. Bristande rutiner gör också att självrisker hanteras olika från fall till fall, och böter blir lätt ett administrativt irritationsmoment som bollas mellan avdelningar.

Så undviker du problemen

Standardiserade skadeflöden och tydliga instruktioner skapar trygghet och förutsägbarhet. Tidsfönster för rapportering, visualiserade checklistor och digitala notiser inför service och däckbyte gör det enkelt för föraren att följa policyn. Det minskar stillestånd, kostnader och interna missförstånd.

5. Förmånsbeskattning och personalregler

Skatt, löneväxling och rutiner när anställningen förändras.

Policyn behöver beskriva:

• Förmånsvärde, bruttolöneavdrag och eventuella villkor för löneväxling.
• Hur skattejusteringar hanteras över tid.
• Regler vid tjänstebyten, längre frånvaro, sjukskrivning eller föräldraledighet.
• Rutiner vid avslutad anställning.

 

Vanliga missar

De vanligaste problemen uppstår när reglerna är otydliga eller tolkas olika av olika avdelningar. Vid uppsägningar lämnas bilen ibland tillbaka för sent, vilket gör att leasingkostnader fortsätter att belasta verksamheten i onödan. Löneväxlingsavtal kan sakna koppling till den faktiska bilkostnaden, vilket skapar administrativa luckor. Och när reglerna tolkas olika av HR, ekonomi och bilansvariga skapas osäkerhet.

Så undviker du problemen

Tydliga rutiner vid avslutad anställning som exempelvis krav på återlämning inom en vecka, minskar risken för onödiga kostnader. Policyn bör också omfatta en strukturerad sign-off mellan bilansvarig, HR, ekonomi och fleetbolag. Klara riktlinjer för hur förmånsvärden och löneväxling hanteras över tid skapar kontinuitet och eliminerar tolkningsutrymme.

 

 

6. Återlämning och livscykel

Så undviker du merkostnader, tvister och onödiga ledtider.

För att säkerställa en smidig avslutning på bilens livscykel behöver policyn omfatta:

• Tydliga definitioner av normalt och onormalt slitage.
• Rutiner för dokumentation och när återlämningen ska ske.
• Processer vid bilbyte, sjukskrivning, föräldraledighet eller tjänstebyte.
• Debiteringsprinciper och kommunikation med fleetbolaget.

 

Vanliga missar

När det här området är svagt beskrivet uppstår ofta subjektiva bedömningar och därmed risk för tvister vid återlämning. Dokumentationen blir ojämn och kostnaderna högre än nödvändigt. Oklara ansvarsområden leder också till långa ledtider och onödig administration.

Så undviker du problemen

Checklistor, tydliga definitioner av debiterbara skador och en spårbar sign-off-process minskar risken för missförstånd och merkostnader. Det skapar också trygghet för förarna och en mer effektiv vardag för bilansvariga.

Rollfördelning: så skapar du tydlighet i hela organisationen

En bilpolicy fungerar i praktiken när rollerna är tydligt definierade. Ett enkelt och effektivt ramverk är:

Ansvarsfördelning efter område

Område	Ansvar
Policy & riktlinjer	HR / Inköp
Beställningar & avtal	Bilansvarig / Fleetbolag
Kostnadskontroll	Ekonomi
Körjournal / användning	Förare
Skador	Förare + Fleetbolag

Tydliga roller minskar konflikter, höjer effektiviteten och förbättrar regelefterlevnaden.

Sammanfattning: bilpolicyn som strategiskt verktyg

En modern bilpolicy är både ett styrdokument och ett praktiskt verktyg. Den sänker kostnaderna, förenklar administrationen, skapar förutsägbarhet för medarbetarna, säkerställer hållbarhetsmål och minskar riskerna för organisationen. Den stärker också arbetsgivarvarumärket genom att skapa en professionell och rättvis struktur. Men effekten kommer först när policyn faktiskt implementeras i vardagen och inte bara finns nedskriven.

Om ditt företag vill ha stöd i att ta fram, uppdatera eller implementera en bilpolicy som möter dagens krav på hållbarhet, ekonomi och drift kan Fleet Support hjälpa genom hela processen — från strategi, fleetportal och konfiguratorlösning till drift, laddning och skadehantering.