Bilpolicy

Under 2018 har det, och kommer det att ske en rad förändringar. Trängselskatter förmånsbeskattas sedan 1 januari 2018 och nu senast den 1 juli 2018 skedde betydande förändringar rörande fordonsbeskattning (vägtrafikskatt), ny förmånsvärdesberäkning samt Bonus/Malus. Under hösten kommer nya WLTP (Worldwide Harmonized Light-Duty Vehicles Test Procedure) införas. WLTP en internationell testmetod för fordon motsvarande personbil och lätt lastbil. Den fokuserar på harmoniserade tester för att jämföra koldioxidutsläpp, bränsleförbrukning, miljöfarliga utsläpp samt räckvidd. Utöver detta kommer nya tekniker och drivmedelsalternativ från bilfabrikanterna.

Detta sammanräknat gör att en levande och aktuell reviderad bilpolicy är ett viktigt styrmedel för företagets bilkostnader. Vår rekommendation är att företaget årsvis reviderar och säkerställer så att bilpolicyn ligger i fas med det som sker i omvärlden.

Vad ska man då tänka på när man utformar och författar en bilpolicy?

Utifrån den breda kundbas vi har på Fleet Support och deras olika bilpolicys, sammanfattar vi nedan några tänkvärda aspekter att ta hänsyn till.

Ansvarig

Vem på företaget äger och är ansvarar för bilpolicyn? Vad åligger föraren när det gäller skötsel av fordonet?

Olika policys

Det mest förekommande är den traditionella "vanliga" bilpolicyn som vanligtvis beskriver de 2 till 3 olika kategorier som är berättigade till förmånsbil. Exempelvis: Ledningsgrupp, chefer med funktionsansvar och säljare.

Utöver detta anser vi det är av vikt att ha en separat bilpolicy som beskriver regler och rutiner för företagets Transportbilar. Dessa fordon är oftast en stor kostnadspost för företaget och här finns det många skäl för att vara extra tydlig. Tex var ska transportbilen förvaras över natten för att slippa förmånsvärdesbeskattning? Att fokusera på enhetliga bilmodeller inkl. inredningar är till fördel, dels för att lätt kunna omplacera transportbilen men även för att hålla kostnadsbiten ner. Förarna vill ofta har egna personliga önskemål på bil och utrustning som inte alltid är kostnadseffektivt för företaget.

En annan växande produkt är att företaget erbjuder sina anställda Personalbil. Här är det extremt viktigt att definiera vem som bär ansvaret för olika kostnader och inte minst, ger företaget rätt att göra bruttolöneavdrag som gör personalbilen helt kostnadsneutral för företaget. En annan viktig detalj i personalbilspolicyn är att beskriva vad som händer om den anställde slutar eller säger upp sig, och eller om tex den avtalade körsträckan överskridits. Det finns ytterligare aspekter att beakta och vår rekommendation är att ha en egen och separat policy för Personalbilar.

Löneavdrag

Företagets fordon är oftast en stor kostnad för företaget och vanligt förekommande är att det finns olika former av löneavdrag för att få disponera och ha tillgång till ett fordon. Ett exempel är Personabilen där det oftast sker löneväxling genom bruttolöneavdrag. I den "vanliga" bilpolicyn återfinns ibland ett nettolöneavdrag för den kategorin som ej har behov av förmånsbilen i tjänsten utan har den som en ren löneförmån.

Finansieringsform

Vilken finansieringsform ska företaget ha på företagets vagnpark? Finansiell- eller operationell leasing? Vilket risk är företaget benägna att ta i andrahandsvärdet? Den tydligaste trenden är att förmåns- och tjänstebilarna är operationellt leasade, transportbilarna finansiellt leasade för att uppnå maximal flexibilitet (förlängning, oregelbundna körsträckor, påbyggnationer mm). Personalbilarna är uteslutande operationellt leasade för att kunna säkerställa bilens kostnader som utgör en kalkyl för föraren. Volkswagen Financial Services breda produktportfölj gör att vi kan tillgodose alla de olika behoven och lösningarna.

Innehavstid och körsträcka

Hur länge ska bilen innehas? När är det mest kostnadseffektivt att byta bilarna? En viktig fråga som bör beskrivas och detaljeras för att säkerställa kostnaderna. Fleet Support har en stor databas med historik vilket gör att vi enkelt kan hjälpa er med dessa frågor.

Vilka bilar, bilmodeller och ska företaget erbjuda i sin policy?

Här har det de senaste 5 åren skett en hel del. Vanligt förekommande är att företaget tillsammans med sitt finansbolag tar fram s.k. Editionbilar. En annan erfarenhet vi har är att företaget reducerar antalet valbara bilmärken till t.ex. 2-3 st, dels för att kunna erhålla en högre rabattsats på bilinköpet men även för att underlätta vid omplacering av fordonet internt om någon slutar.

Vilket eller vilka drivmedel?

Utvecklingen går snabbt framåt och idag finns det en hel del olika drivmedelsalternativ på marknaden. Hur vill företaget profilera sig med sin vagnpark? En övergång till laddhybrider och elbilar blir allt vanligare i takt med att inköpspriserna harmoniserats och räckvidden förbättrats. Vad får en ökad fordonsskatt för framförallt dieselbilar för påverkan vid valet? Vi hjälper gärna till med olika beräkningar.

Styrmedel för val av bilar i bilpolicy

Den traditionella och mest vanligt förekommande modellen är att företaget sätter prisbasbeloppsgränser för olika kategorier. De senaste åren har en hel del företag övergått till att basera inköpen på TCO (Total Cost of Ownership) där föraren får välja ett fordon inkl. utrustning till en viss månadskostnad som ska innehålla leasingavgift, försäkring, fordonsskatt, serviceavtal, däck mm. Till detta styrs oftast bilvalet till en Co2-gräns.

Säkerhet

En parameter som tyvärr oftast faller bort i företagets bilpolicy är säkerhet. Med tanke på att personalen är en av de viktigaste tillgångarna på ett företag är det mycket viktigt att de bilmärken och bilmodeller som återfinns i bilpolicyn har högsta säkerhetsstandard. En olycka kan leda till lång sjukskrivning och detta går att förebygga med att välja säkra fordon, som exempelvis har 5 stjärnor i Euro NCAP. På framförallt Transportbilssidan förekommer det stora differenser på säkerhetsnivåer mellan olika bilmärken, här gäller det att vara extra uppmärksam. Det finns Transportbilar på marknaden som saknar både airbags och ABS-bromsar idag!

Vidare bör andra parametrar förekomma i en bra bilpolicy, tex:

- Använda bilbälte vid framförande av fordon och uppmana passagerare till bältesanvändning i enlighet med gällande lagstiftning.

- Aldrig framföra fordon påverkad av alkohol eller droger i enlighet med företagets alkohol- och drogpolicy.

- Följa gällande trafikregler och lagar.

- Vid användande av medicin följa läkares ordination kopplad till framförande av fordon.

- Vara utvilad vid framförande av fordon och för framförande av tyngre fordon fästa extra uppmärksamhet på gällande regler och lagar kopplade till kör och vilotider.

- Alltid använda handsfreeutrustning, hörsnäcka och om man önskar extern antenn, vid telefonerande under färd.

- Hålla fordonet i trafiksäkert och representativt skick samt rapportera och se till att åtgärd sker för att följa tillverkarens serviceprogram samt för eventuella skador.

Vem för använda företagets fordon

Får man låna ut företagets fordon till grannen eller släkten? Eller begränsas det till familjemedlemmar? Är det ok att sonen eller dottern i familjen övningskör i företagets bil? Kanske eller kanske inte, men mycket viktigt att definiera detta i en bilpolicy för alla parters skull.

Körkort

Detta kan man tycka är en självklarhet men det är säkert därför det slarvas och ej görs någon kontroll av körkortet vare sig vid beställning av fordonet eller löpande. Vi rekommenderar att föraren får uppvisa och lämna en körkortskopia till företaget vid uthämtandet av sitt fordon samt att det beskrivs i bilpolicyn att det åligger föraren skyldighet att informera företaget om det sker eller skett en förändring (tex indraget körkort).

Längre tjänstledighet och föräldraledighet

Ska föraren få behålla sin förmånsbil vid tjänstledighet eller föräldraledighet? Vilka tider gäller vid frånvaro? Viktigt att beskriva i bilpolicyn.

Som ni läst finns det en mängd olika saker att ta ställning till vid utformandet av företagets bilpolicys. Ovan är bara ett litet axplock. Volkswagens Financial Services Key Account Managers har en bred kunskap kring företagets bilinnehav och kan vara behjälpliga till att utforma den optimala bilpolicyn till ert företag. Kontakta oss gärna för ytterligare information!

Kontaktuppgifter till oss